NordVida — Código de Conducta para Miembros y Voluntarios

1. Propósito

Este Código de Conducta establece el comportamiento esperado de todos los miembros y voluntarios de NordVida para garantizar un entorno seguro, respetuoso y alineado con la misión de la organización.

2. Principios Fundamentales

Todos los miembros y voluntarios se comprometen a defender los valores de NordVida de respeto, integridad, transparencia y compasión en todas las actividades.

3. Conducta Esperada

Todos los miembros y voluntarios deben:

• Tratar a todas las personas con dignidad y respeto.

• Promover la misión de NordVida mediante acciones responsables y éticas.

• Comunicarse respetuosamente con beneficiarios, socios y colegas.

• Cumplir las normas de protección, especialmente al interactuar con menores o personas vulnerables.

• Mantener límites profesionales y evitar conductas inapropiadas.

• Representar positivamente a NordVida en todos los espacios públicos y en línea.

4. Conducta Prohibida

Los siguientes comportamientos están estrictamente prohibidos:

• Acoso, discriminación o intimidación.

• Cualquier forma de abuso o explotación.

• Uso indebido de fondos, recursos o la marca NordVida.

• Compartir información confidencial sin autorización.

• Actuar bajo la influencia de alcohol o drogas durante actividades oficiales.

• Cualquier comportamiento que perjudique la reputación o misión de NordVida.

5. Compromiso de Protección

Los miembros y voluntarios deben cumplir la Política de Protección de NordVida, reportar inmediatamente cualquier preocupación y actuar en el mejor interés de los niños y personas vulnerables.

6. Responsabilidades de Protección de Datos

Los miembros y voluntarios deben manejar todos los datos personales de acuerdo con la Política GDPR, garantizando confidencialidad, almacenamiento seguro y uso responsable.

7. Conflicto de Interés

Cualquier conflicto personal, financiero o relacional que pueda afectar el juicio debe ser declarado ante la Junta Directiva. Los miembros deben evitar participar en decisiones donde existan conflictos de interés.

8. Uso de los Recursos de NordVida

Los recursos solo pueden utilizarse para actividades de NordVida. El uso personal sin permiso explícito está estrictamente prohibido.

9. Reporte de Conducta Inapropiada

Cualquier violación a este Código de Conducta debe ser reportada a la Junta Directiva o a la Persona Encargada de Protección. Los reportes pueden ser anónimos. No se permite ningún tipo de represalia.

10. Consecuencias de las Violaciones

Las consecuencias pueden incluir: advertencias verbales o escritas, remoción de funciones voluntarias, suspensión de membresía o exclusión permanente, dependiendo de la gravedad del caso.

11. Acuerdo

Al unirse a NordVida como miembro o voluntario, las personas aceptan cumplir este Código de Conducta y apoyar la misión de la asociación con integridad y respeto.

NordVida — Política de Protección de Datos (GDPR)

1. Propósito

Esta política garantiza que NordVida cumpla con el GDPR y proteja los datos personales recopilados de miembros, voluntarios, donantes, socios y beneficiarios.

2. Responsable del Tratamiento de Datos

La Junta Directiva de NordVida actúa como Responsable del Tratamiento de Datos, encargada de determinar los fines y medios para el procesamiento de datos personales.

3. Datos Personales Recopilados

NordVida puede recopilar nombres, correos electrónicos, números de teléfono, direcciones, información de membresía, datos de donantes, solicitudes de voluntariado, información de la junta directiva para el CVR y reportes de protección cuando sea relevante.

4. Base Legal para el Tratamiento

Los datos se procesan con base en el consentimiento, el interés legítimo en la administración de la asociación y obligaciones legales, tales como requisitos contables y del CVR.

5. Uso de los Datos

Los datos personales se utilizan para: comunicación, administración de membresías, coordinación de donantes, gobernanza, elaboración de informes, protección y cumplimiento de obligaciones legales.

6. Almacenamiento y Seguridad de los Datos

Los datos se almacenan de forma segura en sistemas protegidos con contraseña y con acceso restringido. Los datos relacionados con protección se almacenan por separado con mayores niveles de confidencialidad.

7. Compartición de Datos

Los datos solo se comparten con autoridades cuando sea requerido (por ejemplo, CVR), bancos para la administración de cuentas y con ImpulsaGuate para reportes de donantes y proyectos. NordVida nunca vende datos personales.

8. Derechos de las Personas

Las personas tienen derecho a acceder, corregir, eliminar, restringir el procesamiento, retirar el consentimiento y presentar reclamaciones ante la Agencia Danesa de Protección de Datos.

9. Conservación de los Datos

• Registros financieros: 5 años

• Datos de membresía: únicamente durante el período activo

• Registros de protección: almacenados según requisitos legales y éticos antes de su eliminación segura

10. Procedimiento ante Brechas de Datos

Cualquier sospecha de brecha de datos debe ser reportada inmediatamente a la Junta Directiva. Se realizará una evaluación de respuesta, se notificará a las personas afectadas y se contactará a las autoridades si la ley lo exige.

11. Revisión

Esta política es revisada anualmente por la Junta Directiva de NordVida.

NordVida — Paquete de Políticas

Protección • Finanzas • Voluntariado

1. Política de Protección

Propósito

NordVida está comprometida con garantizar la seguridad, dignidad y derechos de todas las personas involucradas en nuestros programas, especialmente niños, jóvenes y adultos vulnerables vinculados a las iniciativas de ImpulsaGuate. Esta política establece lineamientos para la prevención, reporte y respuesta ante preocupaciones relacionadas con protección.

Alcance

Esta política aplica a:

• Miembros de la Junta Directiva

• Voluntarios

• Personal y contratistas

• Socios y colaboradores

• Cualquier persona que represente a NordVida en Dinamarca o en el extranjero

Principios

• Tolerancia cero frente al abuso, explotación, negligencia o acoso.

• Toda persona tiene derecho a sentirse segura y respetada.

• Todas las preocupaciones se toman en serio y se atienden con prontitud.

• Prevención mediante concientización, capacitación y prácticas seguras.

Definiciones

• Abuso físico

• Abuso emocional o psicológico

• Abuso o explotación sexual

• Negligencia

• Discriminación y acoso

Responsabilidades

Junta Directiva

• Garantizar la integración de medidas de protección en todo el trabajo de la organización.

• Designar una Persona Encargada de Protección y aprobar los procedimientos correspondientes.

Voluntarios y Personal

• Cumplir siempre esta política.

• Reportar inmediatamente cualquier preocupación a la Persona Encargada de Protección o a la Junta Directiva.

Socios (incluyendo ImpulsaGuate)

• Seguir procedimientos de protección equivalentes y alineados con esta política.

Requisitos de Conducta Segura

• Mantener límites profesionales y evitar, cuando sea posible, el aislamiento individual con menores.

• Utilizar siempre un lenguaje respetuoso y no discriminatorio.

• Nunca participar en comunicaciones o contactos inapropiados.

• No ofrecer ni aceptar regalos que generen dependencia o incomodidad.

Reporte de Preocupaciones de Protección

• Reportar inmediatamente a la Persona Encargada de Protección o a un miembro de la Junta Directiva.

• Se aceptan reportes anónimos; las represalias están prohibidas.

Procedimiento de Respuesta

• Evaluación inicial y acciones inmediatas de protección según sea necesario.

• Las investigaciones pueden involucrar a organizaciones socias.

• Los registros se documentan de manera segura y confidencial.

Revisión

Esta política es revisada anualmente por la Junta Directiva.

2. Política Financiera

Propósito

Garantizar una gestión financiera transparente, ética y responsable que impulse la misión de beneficio público de NordVida.

Principios Financieros

• Transparencia hacia miembros y donantes.

• Uso responsable de los fondos para fines de beneficio público.

• Ningún beneficio privado ni conflictos de interés.

• Registros contables precisos y oportunos.

Cuentas Bancarias

• Mantener una cuenta bancaria exclusiva para la asociación.

• Al menos dos miembros de la Junta Directiva deben tener acceso a la cuenta.

• El Tesorero administra las operaciones bancarias diarias y las conciliaciones.

Fuentes de Ingresos

• Contribuciones voluntarias de membresía (la Junta Directiva está exenta).

• Donaciones y subvenciones.

• Alianzas y patrocinios.

• No se permiten actividades comerciales salvo aprobación de la Junta Directiva.

Cuotas de Membresía

• La cuota de membresía es voluntaria; el monto es elegido por el miembro.

• El 100% de las cuotas se destina al Fondo de Financiamiento NordVida para apoyar a ImpulsaGuate.

• Los miembros de la Junta Directiva están exentos de pagar la cuota, salvo decisión contraria de la Asamblea General.

Reglas de Gastos

• Todos los gastos deben apoyar la misión de NordVida.

• Se requieren dos aprobaciones de la Junta Directiva para gastos superiores a 5,000 DKK.

• Los recibos y documentación son obligatorios.

Gestión del Fondo de Financiamiento

• Las contribuciones al programa se registran de forma transparente.

• Las transferencias a ImpulsaGuate deben documentarse y reportarse a los donantes.

Contabilidad

• La contabilidad básica es llevada por el Tesorero.

• Los estados financieros anuales son revisados por la Junta Directiva y aprobados por la Asamblea General.

Conflicto de Interés

Los miembros de la Junta Directiva deben declarar cualquier conflicto de interés y abstenerse de participar en decisiones relacionadas.

Informes Financieros

• Se presenta un informe financiero anual en la Asamblea General.

• Los donantes reciben actualizaciones transparentes sobre la asignación de fondos y el impacto generado.

3. Política de Voluntariado

Propósito

Establecer expectativas claras para los voluntarios que apoyan el trabajo de NordVida y garantizar un entorno seguro, respetuoso y efectivo para todos.

Principios del Voluntariado

• Los voluntarios contribuyen libremente y no reciben remuneración.

• Todos los voluntarios actúan en el mejor interés de la misión de NordVida y de sus beneficiarios.

• El respeto, la colaboración y la integridad guían toda conducta.

Reclutamiento e Integración

• Los voluntarios pueden aplicar a través de canales de membresía o alianzas.

• La orientación incluye misión y valores, protección, código de conducta y protección de datos.

Derechos de los Voluntarios

• Ser tratados con respeto y sin discriminación.

• Trabajar en un entorno seguro y con expectativas claras.

• Rechazar tareas con las que no se sientan cómodos.

• Reportar preocupaciones sin temor a represalias.

Responsabilidades de los Voluntarios

• Cumplir la Constitución, las Políticas de Protección y las Políticas de Protección de Datos de NordVida.

• Respetar la confidencialidad y manejar los datos de manera responsable.

• Representar profesionalmente a la asociación.

• Comunicarse claramente con la Junta Directiva o el Director del Programa.

Reembolsos

Los voluntarios pueden recibir reembolso por gastos razonables y previamente aprobados (por ejemplo, transporte local o materiales). No se proporcionan honorarios ni salarios.

Finalización de la Participación Voluntaria

• Los voluntarios pueden finalizar su participación en cualquier momento notificando a la Junta Directiva o al Director del Programa.

• NordVida puede finalizar el rol de un voluntario si no se respetan las responsabilidades o por preocupaciones relacionadas con protección.